100 claves de la gestión del tiempo : Guía completa

En esta completa guía de gestión del tiempo encontrarás las 100 sencillas pero poderosas claves que utilizan los grandes triunfadores para sacar el máximo partido a cada día.

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“No es que tengamos poco tiempo, sino que perdemos mucho” (Séneca)

Si todos disponemos del mismo tiempo, 24 horas al día, ¿Qué hacen algunos para sacarles tanto partido? ¿Cómo administran su tiempo aquellos que consiguen resultados extraordinarios en sus vidas? ¿Cuál es la clave del éxito? Aquí te contamos sus secretos.

El tiempo es vida, así que el modo en el que estés administrando tu tiempo es cómo estás administrando tu vida.

No podemos guardar nuestro tiempo para gastarlo más adelante, de modo que tenemos que aprender a utilizarlo de la forma más responsable posible en el día a día.

Cada día es como una fotocopia de tu vida en pequeño. ¿Con qué sensación te vas a dormir cuando acaba el día?¿Has cumplido con las cosas importantes que tenías que hacer?¿Has disfrutado del día? Si no es así, planifica mejor tu tiempo y haz que la suma de tus días compongan una vida de éxito.

El tiempo es nuestro bien más valioso, mucho más que el dinero. Y aunque no vemos a la gente tirar su dinero a la basura, si que vemos como todos los días mucha gente tira su tiempo a la basura.

Valora tu tiempo y aprende a usarlo de la mejor manera con estas claves que cambiarán tu vida. Haz que cada uno de tus días haya merecido la pena ser vivido.

PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO

El principal pilar de una eficaz administración del tiempo es la planificación. En este primer bloque de claves para la gestión del tiempo descubrirás los secretos de una buena planificación.

Clave 1. Elige el destino al que quieres llegar

Es más importante elegir el destino correcto que la velocidad con la que avanzas. Muchas personas se pasan la vida corriendo, solo para darse cuenta al final que no era esa la dirección en la que deseaban ir. Tómate el tiempo que necesites para determinar con claridad a dónde quieres llegar y cómo sería la vida que te gustaría vivir.

Clave 2. No digas «no tengo tiempo»

Tienes el mismo tiempo que todos, 24 horas al día. Esa sensación de que el tiempo se te escapa de las manos es en realidad una sensación de desorden. Organiza tus prioridades y cambiarás ese agobio por una sensación de control y eficacia, pues estarás dedicando el tiempo que tienes a lo realmente importante.

Clave 3. Define cuáles son las áreas importantes de tu vida

Cada persona estructura su vida en relación a determinadas áreas que entiende como importantes.

Por ejemplo, para una persona sus áreas importantes podrían ser: 1.Familia, 2.Empresa, 3.Salud/Energía, 4.Relaciones sociales, 5.Ocio, 6.Espiritualidad, 7.Contribución. Mientras que para otra podrían ser: 1.Trabajo, 2.Amistades, 3.Familia, 3.Forma física, 5.Aficiones, 6.Desarrollo Personal.

Crea tu propia estructura de áreas que te permitirá después fijar sueños y objetivos en cada una de ellas, sin descuidar ningún apartado importante de tu vida.

Clave 4. Mantén equilibrio en las diferentes áreas de tu vida

Una buena gestión del tiempo requiere armonizar las áreas importantes de tu vida. No se trata de dedicar el mismo tiempo a un área que a otra, sino saber en cada momento qué áreas precisan de tu atención y en qué proporción. Por ejemplo, hay momentos en los que deberás enfocarte más en tu trabajo, y quizá esto implique dedicar un poco menos de tiempo a tu familia, pero en otros momentos será a la inversa. Lo importante es que en conjunto exista armonía.

Clave 5. Establece tus prioridades dentro de cada área de tu vida

Analiza qué cosas son prioritarias para ti dentro de cada una de las áreas importantes de tu vida. Qué objetivos quieres conseguir en cada área. Qué actividades van a traer mayores repercusiones a tu vida a lo largo del tiempo, cuáles te van a llevar al destino que has elegido. Estas son tus prioridades, dales la importancia que merecen y realízalas antes que cualquier otra cosa.

Clave 6. Crea un mapa detallado con las tareas que te llevarán a tus grandes objetivos

Para cada una de las áreas importantes de tu vida, crea un mapa de tareas que clarifique todo el proceso. Coloca en la parte superior de una hoja el nombre del proyecto o el objetivo principal que pretendes conseguir. Divide el proyecto en varios objetivos intermedios, y luego asigna a cada uno de estos objetivos las tareas concretas que tendrás que desarrollar para alcanzarlos. Asigna a cada tarea y objetivo una fecha. De este modo tendrás tu mapa detallado que te indicará los pasos necesarios para hacer realidad tu proyecto.

Clave 7. Divide tus objetivos en metas más pequeñas

Como dice el famoso dicho: “Un elefante puede comerse un bocado detrás de otro”. Desmenuza tus proyectos en pequeñas metas que puedas manejar a corto plazo. Así avanzarás con más facilidad hasta alcanzar con éxito cada uno de tus grandes objetivos.

Clave 8. Establece tus objetivos y metas por escrito

Se ha demostrado que quienes fijan sus metas y objetivos por escrito tienen muchas más probabilidades de alcanzarlas. Esto sucede porque al escribirlas estás enviando al cerebro instrucciones muy claras, indicándole exactamente hacia dónde quieres ir. Y cuando tu mente sabe cuales son tus intenciones se pone a trabajar incansablemente (incluso mientras duermes) haciéndote percibir todas las oportunidades que surjan que te pueden acercar allí.

Clave 9. Crea el hábito de planificar

Para llegar a un destino concreto es necesario planificar los pasos que se van a ir dando hasta alcanzarlo. Es imposible llegar a un destino que no se conoce. Sin planificación avanzas de forma aleatoria y dejas al azar la obtención del resultado, por lo que nunca llegas a él. Al planificar te anticipas a los acontecimientos y ejerces control sobre ellos. Cuando planificas sabes hacia dónde vas.

Clave 10. Planifica por semanas

Este es un espacio de tiempo que manejamos muy bien porque es suficientemente largo para producir resultados, pero a la vez suficientemente corto como para que sea manejable. Acostúmbrate a planificar los objetivos que quieres conseguir en una semana y luego divide esos objetivos semanales en tareas diarias.

Clave 11. A la hora de planificar, piensa en resultados, no en tareas

En vez de preguntarte: ¿Qué tareas voy a realizar?, mejor pregúntate: ¿Qué resultados quiero conseguir?. Si te enfocas en tareas puede que estas no sean las que te acercan a los resultados que deseas conseguir. Por eso piensa siempre en resultados y en base a ellos establece las tareas necesarias para materializarlos.

Clave 12. Identifica tus horas de mayor rendimiento y reserva esas horas para las tareas más importantes

Tu nivel de rendimiento varía a lo largo del día. Hay personas que rinden mejor por la mañana y otras que por la noche es cuando se sienten con más energía. Analiza cuáles son tus horas en las que rindes mejor y utilízalas para aquellas tareas más importantes. Serás más rápido y efectivo en su ejecución.

Clave 13. Elige el momento antes de acostarte para planificar el día siguiente

De este modo comenzarás el día ya enfocado en todos los resultados que deseas conseguir. Tendrás una dosis extra de motivación al tener un plan de acción perfectamente definido.

Clave 14. Sigue la regla del 80/20

Según esta regla con el 20% del esfuerzo se consiguen el 80% de los resultados. Analiza qué tareas son las que representan los mayores resultados y céntrate en ese 20% de tareas primero.

Clave 15. Crea una lista de tareas pendientes

Haz un listado con todas las cosas que tienes por hacer. Estudia esa lista, elige las que son imprescindibles y hazlas de una vez por todas. Delega las que puedan hacer otros. Y por último, date el lujo de tirar a la basura el resto de cosas que no son importantes y que llevas mucho tiempo posponiendo, decide de una vez por todas no hacerlas y elimínalas de tu vida.

Clave 16. Dedica cada día un rato a esas actividades que son prioritarias para ti y que van a marcar una diferencia importante en tu vida a largo plazo.

¿Cuales son tus actividades prioritarias? Agenda cada día un tiempo para ellas y que nada te impida llevarlas a cabo. Hazlas sí o sí, antes que el resto de cosas de cada área. Ese será como un tiempo sagrado, pues será lo que va a aportar valor a tu vida.

Clave 17. Programa tus tareas diarias por orden de importancia

Después de tu tareas prioritarias, valora cuál es la importancia del resto de tareas que tienes previstas para ese día. Enfócate en realizar en primer lugar las que sean más importantes y que vayan a contribuir más a tus objetivos. Escribe tu lista de tareas diarias ordenadas por su nivel de importancia y actúa en consecuencia.

Clave 18. Después de las tareas más importantes sigue con las más complejas y pesadas

Así se multiplicará tu sensación de logro y éxito. Además, aprovecharás que tus niveles de energía están al máximo, consiguiendo que estas tareas sean más llevaderas.

Clave 19. Ten una lista de compromisos futuros

De este modo tendrás el control sobre estos acontecimientos y podrás anticipar las tareas necesarias para llevarlos a cabo dentro de los plazos previstos. También te servirá para liberar tu mente y no estar constantemente dándole vueltas a esas cosas que no quieres que se te pasen. Además el tener estos eventos anotados te aportará tranquilidad y podrás focalizarte mejor en lo que estás haciendo en cada momento.

Clave 20. Agrupa las tareas breves y hazlas en un mismo periodo de tiempo

Si las tareas pequeñas se van haciendo a lo largo de todo el día consumirán mucho más tiempo que si te pones con ellas a la vez.

Clave 21. Agrupa las tareas similares y hazlas en un mismo bloque de tiempo

Una buena forma de mejorar la gestión del tiempo es agrupar las tareas del mismo tipo y hacerlas una tras otra. Por ejemplo, programar una hora concreta al día para hacer llamadas telefónicas, otra para responder correos electrónicos, etc. Así tu atención se mantendrá intacta y enfocada.

Clave 22. Prevé por anticipado cuánto tiempo te va a llevar desarrollar cada tarea

No peques de exceso de “optimismo” a la hora de planificar. Generalmente las tareas conllevan más tiempo de realización del que suponemos que nos llevarán. Establece un horario detallado de trabajo que te indique en qué momento del día vas a realizar cada tarea y cuanto tiempo te llevará realizar cada una de ellas.

Clave 23. Incluye en tu planificación diaria una previsión del 10%-15% de tu tiempo para imprevistos inevitables

Este colchón de tiempo a la hora de planificar te permitirá atender llamadas, visitantes inesperados, etc. sin que estos generen la sensación de estar perdiendo un tiempo que necesitas para realizar otras tareas planificadas.

Clave 24. Márcate límites de tiempo

Cuando estableces un plazo de tiempo para una tarea te vuelves más productivo.

Clave 25. Asigna una fecha límite a tus proyectos

Las personas necesitamos un marco temporal para ponernos en marcha, y solemos expandir el plazo de realización de un proyecto hasta el máximo de tiempo que dispongamos. Fija una fecha para cada uno de tus objetivos y ¡ponte en marcha!.

DIARIO DE A BORDO DE UN BUEN GESTOR DE TIEMPO

¿Qué cosas hace un buen gestor de tiempo en su día a día? Aquí tienes los consejos de quienes gestionan el tiempo con excelencia y navegan imparables hacia cada uno de sus sueños.

Clave 26. Esmérate en aquello que haces

Pon todo tu empeño en hacer las cosas lo mejor posible y siéntete orgulloso de tus logros. La felicidad es sentirse bien con uno mismo.

Clave 27. Pregúntate siempre: ¿Cuál es el mejor modo de usar mi tiempo ahora mismo?

Esta es la “pregunta de oro” de la administración del tiempo. Procura responder sinceramente a esa pregunta y toma acción en consecuencia. Así te garantizarás estar realizando en cada momento aquello que contribuya más al logro de tus mayores objetivos.

Clave 28. Ponte en marcha de manera inmediata

No esperes al momento perfecto para empezar, pues no existe el momento perfecto. Lo que haya que hacer, hazlo cuanto antes.

Clave 29. Aprovecha la inercia que genera ponerte en movimiento

Cuando comienzas un proyecto, procura avanzar lo máximo posible en el mismo. El movimiento de avance genera motivación y facilita mucho el proceso. Lo que más cuesta a la hora de generar un resultado son los momentos iniciales en los que comienzas a generar avance. Pero una vez que has cogido algo de velocidad, cada vez es más sencillo aumentar el ritmo. Aprovecha el poder de la inercia para acercarte a tus metas a un buen ritmo.

Clave 30. Comienza pronto por la mañana

Levántate una hora antes de lo normal y dedica ese tiempo a centrarte en temas importantes: mejorar tu salud, escribir, planificar, reflexionar… Hazlo durante un mes y te sorprenderán los increíbles resultados que se pueden obtener de una simple hora diaria. Es una forma sencilla de generar un fuerte impulso positivo en tu vida.

Clave 31. Empieza el día generando una inercia positiva

Termina algo importante al principio del día, esto te aportará un sentimiento de realización que te activará para el resto del día. De este modo será más sencillo incrementar la cantidad y calidad de los resultados que obtienes en tu vida.

Clave 32. Céntrate en una sola cosa a la vez

Primero una cosa y luego otra. Evita estar con varias cosas al mismo tiempo. Tu enfoque en una sola tarea hará que la puedas llevar a cabo mejor, de forma más fluida, que tardes menos tiempo en acabarla y consigas unos mejores resultados.

Clave 33. No seas perfeccionista

Siempre se pueden hacer las cosas un poco mejor, pero perseguir la perfección hace perder cantidades muy valiosas de tiempo, cuando en realidad la perfección absoluta no existe.

Clave 34. Piensa en cosas que puedas estandarizar de algún modo para ahorrar tiempo

Crea plantillas de documentos que puedas usar en repetidas ocasiones, modelos de cartas, e-mails de uso frecuente, etc. Encuentra formas de reducir la energía gastada duplicando procesos creativos.

Clave 35. Vacía tu mente en diferentes listas

Así liberarás tu memoria y tendrás más recursos para tomar decisiones, para estar más concentrado en lo que haces y para estar más tranquilo pensando que ciertas cosas no se te van a olvidar, pues las tienes anotadas en tus listas. Ten todas tus listas en un mismo lugar que lleves siempre contigo, una libreta, una aplicación móvil o un planificador. Algunos ejemplos de listas pueden ser: cosas que tratar en una reunión, lista de libros interesantes, lista de cosas que decir a alguien, etc.

Clave 36. Evita las distracciones

Manténte enfocado. Cuanto te pongas con una tarea, céntrate en ella al cien por cien. No permitas interrupciones y evita todo aquello que te pueda distraer.

Clave 37. No dejes tareas a medias

Siempre que sea posible completa las tareas de una sola vez. Dejar una tarea a medias para terminarla más tarde supone un esfuerzo mucho mayor que completarla de una sola vez. Es más fácil avanzar en una tarea cuando has creado la inercia que tener que iniciar y parar esa misma tarea en varias ocasiones. Cuando la tarea te lo permita, termínala la primera vez que te pones con ella.

Clave 38. Genera pequeños incrementos de productividad diarios

Si te esfuerzas por mejorar tu desempeño un poco cada día, a final de año habrás producido mejoras espectaculares.

Clave 39. Aprende técnicas de lectura rápida

Duplicando tu velocidad de lectura ahorrarás la mitad de tiempo que dedicas a leer, pudiendo dedicar ese tiempo extra a otro tipo de tareas.

Clave 40. Toma decisiones de manera rápida y efectiva

No malgastes el tiempo deliberando indefinidamente. No caigas en la “Parálisis por Análisis”. Analiza la situación lo mejor que puedas y toma una decisión. Las personas que consiguen grandes resultados se caracterizan por tomar decisiones rápidamente y mantenerse firmes en esas decisiones. Si te esfuerzas por ejercitar el “músculo” de tomar decisiones, cada vez será más efectivo.

Clave 41. Cuando te cueste mucho empezar un proyecto por el principio, intenta encontrar alguna parte de él que te resulte más interesante

En ocasiones este enfoque te produce la chispa necesaria para pasar a la acción. En vez de seguir un patrón de orden lógico para hacer algo, a veces puede resultar más fácil empezar por algo que resulte más ameno y seguir con el resto de la tarea a partir de ahí.

Clave 42. Aprende a disfrutar de las tareas menos agradables

A veces hay tareas que pueden ser más pesadas o aburridas; cuando esto suceda, pregúntate: “¿Cómo puedo disfrutar de esta tarea?”. Rétate a expandir tu zona de confort y aprende a hacer más agradables este tipo de tareas. Por ejemplo, si vas a fregar los cacharros de la cocina, en vez de centrar tu atención en que es una tarea aburrida, siente la agradable temperatura del agua que toca tus manos, la suave textura de la espuma del jabón que utilizas o el frescor de su aroma. Busca esas pequeñas cosas que pueden hacer agradable cada tarea y cambiará radicalmente la energía con la que las realizas.

Clave 43. Sé consistente en tu trabajo

No caigas en la tentación de evadir algo que requiere esfuerzo y concentración buscando alguna forma de gratificación inmediata (comer o hacer algo más agradable) para evadir su realización. Esto requiere gran determinación, pero recuerda que las personas que obtienen grandes resultados, los obtienen porque están dispuestas a hacer lo que la mayoría no está dispuesta a hacer. El esfuerzo siempre es duro, pero la recompensa merece la pena.

Clave 44. Ajústate al orden de importancia de las tareas mientras las vas realizando

Siempre haz primero la tarea más importante, después la segunda en importancia, a continuación la tercera y así. De este modo, si al final del día quedan cosas sin hacer, siempre será las tareas menos importantes, mientras que todo lo significativo lo habrás acabado.

Clave 45. Utiliza las horas de menos energía a lo largo del día para realizar tareas que requieren menos concentración

Usa estos momentos en los que tu energía está más baja para hacer cosas como devolver llamadas, papeleo intrascendente, etc. Dedica hasta el último minuto de tus periodos de máxima energía a las tareas verdaderamente importantes y que requieren más intensidad para ser realizadas de forma extraordinaria.

Clave 46. Dedica tiempo a aprender cosas que puedan hacerte más efectivo

Usa algo de tiempo ahora para tener más tiempo en el futuro. Aprende a sacar el máximo partido a tu ordenador, a las hojas de cálculo, procesadores de datos, planificador de proyectos y a todo aquello que pueda suponer un incremento en tu productividad.

Clave 47. Busca el modo de simplificar tus tareas rutinarias

Busca pasos innecesarios que puedan ser eliminados y formas de hacer en menos tiempo las mismas cosas.

Clave 48. Ponte el reto de acabar las tareas en menos tiempo de lo planeado

Ese espíritu competitivo contigo mismo puede hacer maravillas por el incremento de tu efectividad. Ofrécete recompensas por lograr hacer las cosas de manera más eficaz y disfruta del proceso de lograr más en menos tiempo.

Clave 49. Evita postergar

No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy. Si evitas caer preso de la postergación conseguirás más en 10 años que lo que la mayor parte de la gente consigue en toda su vida. Hazlo y consigue una sensación imparable de éxito y realización. Recuerda que como usas tu tiempo determina más que ninguna otra cosa la calidad de vida que eres capaz de crear.

Clave 50. Alimenta el “ciclo del éxito”

Cuando completas una tarea con éxito, aumentas la confianza en tu propia capacidad y eso te hace tomar acciones cada vez más poderosas e intentar cosas más importantes. El éxito produce éxito. La mejor manera de aumentar tus resultados es desarrollar una acción tras otra que vayan construyendo esa inercia imparable hacia el triunfo.

Clave 51. Convierte tus tareas diarias en hábitos

Los hábitos se hacen de forma automática, por lo que resulta mucho más sencillo realizar las tareas que ya se han convertido en hábitos que las demás. Es como funcionar en piloto automático siendo mucho más efectivo.

Clave 52. Imagina que solo tienes medio día para realizar el trabajo de todo un día

¿Qué harías? Cuando de repente tienes menos tiempo para completar un trabajo, te ves forzado a ser mucho más efectivo en tu planificación. Este ejercicio es un buen truco mental para encontrar formas de incrementar tu productividad.

Clave 53. Elimina las interrupciones

Cuando estás concentrado en una tarea eres más efectivo. Llegar a un buen nivel de concentración requiere tiempo. Cada vez que interrumpes una tarea y vuelves a ella necesitas invertir de nuevo ese tiempo necesario para concentrarte. Hacer las tareas de un tirón te ahorrará mucho tiempo y energía.

Clave 54. No dejes las cosas a medias

Evita saltar de una tarea a otra acumulando cosas sin terminar. Cuando empieces una tarea acaba con ella antes de ponerte con otra.

Clave 55. No le des demasiada importancia a los problemas

Esto no significa que no seas responsable y enfrentes los retos que te surgen en la vida, sino que muchas cosas que hoy te preocupan, con el tiempo no tendrán ninguna importancia. El tener esto en cuenta te permitirá no darle demasiadas vueltas a ciertas cosas y evitar que te estresen en exceso. Una mente tranquila te ayudará a tomar mejores decisiones con las que conseguirás mejores resultados.

Clave 56. No compitas con los demás, compite contigo mismo

No compitas con los demás, aprende de ellos. Compite contigo mismo intentando superarte cada día un poco más.

Clave 57. Aprovecha los tiempos de espera o los desplazamientos para hacer algo productivo

Quizá puedas escuchar un audiolibro mientras viajas, o leer algún artículo interesante mientras estás en una sala de espera, del que puedas sacar ideas para alguno de tus proyectos. Esas horas dedicadas a aprender pueden generar réditos muy altos.

HERRAMIENTAS QUE TE AHORRAN TIEMPO

Las siguientes claves de gestión del tiempo te mostrarán cómo el usar buenas herramientas y darles mantenimiento impulsarán tu productividad.

Clave 58. Mantén siempre contigo tu planificador personal

Anota en él todas tus ideas, pensamientos, notas de interés, información clave, etc. en el primer momento que surjan. Anota también los temas que se te ocurran para tratar con otras personas y todas las tareas que tienes previsto realizar más adelante. De este modo no olvidarás cosas que pueden ser muy importantes para el logro de tus objetivos.

Clave 59. Evita utilizar papelitos sueltos para registrar ideas, información de interés, datos, direcciones, etc.

Usa una libreta, bloc o planificador que tenga espacio para ello en sus páginas diarias. De este modo no perderás nada de información y podrás encontrar fácilmente toda la información cuando la necesites.

Clave 60. Utiliza todas las herramientas que te hagan ahorrar tiempo y ser más efectivo

Un buen programa informático, un buen sistema de clasificación de tarjetas y contactos, una pequeña biblioteca con obras de referencia (diccionarios, manuales relacionados con tu trabajo, etc.) Ten siempre a mano y bien ordenados todos los recursos que necesites con más frecuencia.

Clave 61. Prepara todo lo que vayas a necesitar antes de ponerte a trabajar

Piensa en qué cosas son las que vas a utilizar en una tarea antes de comenzar con ella y tenlas a mano para evitar interrupciones.

Clave 62. Establece un sistema eficiente de archivo

Una forma de mejorar la eficacia de un sistema de archivo es crear una página índice y colocarla delante de cada cajón, carpeta o recipiente. Cuando añadas algo nuevo al fichero, anótalo en el índice. De este modo cuando tengas que localizar algo, con un rápido vistazo a los índices serás capaz de encontrarlo fácilmente. Pon cada cosa siempre en su lugar y lo tendrás a mano cuando lo necesites.

Clave 63. Mantén tu sierra afilada. Dedica tiempo a mantener en buen estado tus herramientas de trabajo.

Si tu trabajo fuese cortar árboles, tener una sierra bien afilada será muy importante para poder cortar más árboles en menos tiempo y con menos esfuerzo. Del mismo modo, si tu herramienta de trabajo es el ordenador, dedica tiempo a darle mantenimiento, hacer copias de seguridad, tener un buen sistema de carpetas que te permita trabajar con más orden y efectividad.

CÓMO GENERAR UN ENTORNO DE TRABAJO MÁS PRODUCTIVO

El espacio de trabajo es un elemento muy importante en tu productividad. Las siguientes claves de gestión del tiempo te muestran qué factores fomentan tu desempeño laboral.

Clave 64. Trata tu lugar de trabajo como un espacio generador de máximo rendimiento

Tal como los atletas antes de competir siguen una rutina que les sitúa en un nivel de máximo rendimiento, piensa en tu lugar de trabajo como el centro donde vas a dar lo mejor de tí mismo para alcanzar con éxito tus metas.

Clave 65. Mantén tu entorno de trabajo limpio y ordenado

El orden y la limpieza te aportan claridad de mente que repercutirá en una mayor productividad en lo que hagas.

Clave 66. Convierte tu lugar de trabajo en un entorno lo más agradable posible

Cambia todo lo necesario en el lugar donde trabajes para que cuando estés en él te sientas cómodo, confortable y tengas a mano todo lo necesario para realizar tus tareas. Esto potenciará tu energía y creatividad.

Clave 67. Crea el hábito de volver a dejar cada cosa en su sitio

Al final del día ordena tu espacio de trabajo y deja cada documento en su lugar. De este modo mejorarás tu efectividad y todo estará listo para comenzar a pleno rendimiento el día siguiente.

Clave 68. Minimiza al máximo el número de veces que manejas un mismo documento

No apiles papeles en tu mesa de trabajo. Todo lo que puedas resolver definitivamente la primera vez, hazlo.

AYUDA PARA APROVECHAR EL TIEMPO

Aprende a sacarle el máximo rendimiento a la ayuda de otras personas y potencia así el avance hacia la consecución de tus objetivos con estas claves:

Clave 69. Comenta tu compromiso a alguien que te importe para reforzar tu determinación

Una vez que te has comprometido ante alguien, es más difícil postergar las tareas porque no quieres quedar mal. Utiliza esto como una palanca para la acción.

Clave 70. Delega siempre que puedas

No caigas en la trampa de creer que nadie puede hacer la tarea mejor que tú. Aprende a delegar algunas tareas mientras tu te encargas de otras y avanzarás mucho más rápido.

Clave 71. Prepara por anticipado las reuniones

Cuando organices una reunión, deja claro a cada asistente lo que se espera de ellos. Envía con tiempo un orden del día para que todos los participantes puedan ir preparados y contribuyan al éxito de la reunión. Antes de que termine la reunión todo el mundo debe de tener claras las tareas fijadas y quién es el responsable de cada una. Muestra respeto al comenzar y terminar siempre a la hora señalada.

Clave 72. Sé puntual

De este modo ganarás ventaja sobre el 97% de la población que no suele ser puntual. Ser puntual indica respeto por el tiempo de los demás y por el tuyo propio. Además al llegar antes a los sitios irás más relajado, tendrás tiempo para familiarizarte con el lugar y las personas, revisar notas o hacer frente a imprevistos con más tranquilidad.

Clave 73. Planifica mecanismos de control

Si hay más personas involucradas en tu proyecto, crea indicadores de control periódicos que te avisen de que cada participante está realizando sus tareas de forma adecuada. Esto te permitirá hacer frente a posibles imprevistos y evitará que te encuentres con la situación de que no se pueda terminar el proyecto a tiempo.

Clave 74. Aprende a decir “No” cuando sea necesario

Muchas veces decimos a todo que si por inercia, para complacer a otras personas, sin pararnos a pensar si esa tarea es importante o contribuye a tus objetivos de alguna manera. Simplemente di “No” cuando sea conveniente o propón alternativas (otra persona, otro momento, etc.) y gana mucho tiempo que hasta ahora estabas desaprovechando.

Clave 75. Elimina desplazamientos innecesarios

Muchas veces con una simple llamada telefónica o un e-mail pueden resolverse muchas cosas sin necesidad de desplazarte. Viaja solo cuando sea necesario. Ahorrarás tiempo y dinero.

Clave 76. Minimiza el tiempo invertido en preparar respuestas

Usa de forma efectiva el teléfono y el e-mail para generar respuestas rápidas. Algunas veces una simple llamada puede hacer la misma función con mucho menos tiempo invertido.

TRUCOS PARA EVITAR LA POSTERGACIÓN

Que nada detenga tu camino hacia el éxito, y mucho menos tu mismo. Vence la procrastinación con estos trucos:

Clave 77. Actúa como tu propio entrenador

En los días en los que te sientas tentado a postergar las tareas más importantes, descúbrete a ti mismo y corrige el rumbo. La manera más sencilla de generar motivación es mantener un recordatorio permanente de tu mayor objetivo. Ese objetivo es la razón por la cual estás haciendo lo que haces. Tener un objetivo claro aporta la energía necesaria para atravesar los momentos de retos y obstáculos del camino.

Clave 78. Convierte las tareas en un juego

Pregúntate: ¿Cómo puedo disfrutar más de esta tarea?¿De qué modo podría llegar a ser algo divertido? Rétate a ti mismo a romper tu récord de velocidad haciendo algo o hazlo de forma diferente. ¡Haz que tu vida sea más divertida!.

Clave 79. Prémiate por los grandes logros que vayas alcanzando

Tener un incentivo personal al final de un proyecto importante te aportará una gran motivación y un fuerte deseo de lograr ese resultado. Es más fácil superar los obstáculos del camino cuando nos espera una bonita recompensa.

Clave 80. Plántale cara a los retos y dificultades

Mantén una actitud ganadora y ponte en marcha hacia tu objetivo sin dejarte ganar por las excusas. Hay un gran premio esperándote al final del camino, solo tienes que ir a por él. ¡Vamosss…!

Clave 81. Evalúa qué tipo de tareas sueles dejar para más tarde

¿Qué es lo que te hace posponer esas tareas? Descubrir esa clave puede suponer una gran diferencia en tu vida. Muchas personas postergan ciertas tareas porque en su mente las imaginan mucho más costosas o dolorosas de lo que realmente son. Cuando esto suceda, divide la tarea en pedazos más pequeños y fáciles de realizar y comienza a trabajar en esos pedazos, uno tras otro.

Clave 82. Piensa en las consecuencias de postergar las tareas

Pregúntate: “¿Qué es lo peor que me puede pasar si no termino esto?” A veces, el dolor ante las consecuencias negativas de dejar de hacer algo es un motivador muy poderoso para ponerte en marcha.

Clave 83. Anota en una hoja una lista con los beneficios de no postergar

Esto hará que te des cuenta de lo importante que es seguir avanzando hacia tus objetivos y te pongas en marcha.

Clave 84. Vence la postergación postergando la postergación

Esto que parece un juego de palabras es una de las mejores estrategias para acabar con la postergación. Cuando tengas ganas de dejar algo para más tarde, posterga esa decisión de abandonar para más adelante. De este modo estarás eliminando este mal hábito utilizando el propio hábito como arma.

MANTÉN EL RUMBO HACIA TU DESTINO

No solo es importante que avances, sino que lo hagas en la dirección correcta y a un buen ritmo, estas claves te serán útiles para mantener el rumbo directo hacia tu destino:

Clave 85. Dedica tiempo a pensar

Asegúrate de que de manera periódica dispones de un espacio de tiempo solo para pensar en todas las cosas realmente importantes. Es en estos momentos cuando puedes encontrar atajos que te lleven de forma más directa a tu destino.

Clave 86. Mide el avance de tus proyectos

Utiliza un sistema para controlar cuánto estás avanzando. Ya sea en un panel de corcho o con sencillas hojas de control, el tener a la vista tu avance te recordará que tienes que seguir con tu plan establecido. Además, el ver que cada vez estás más cerca de tus objetivos te generará motivación.

Clave 87. Piensa antes de actuar

Si crees que un proyecto no está avanzado del modo adecuado, para unos instantes y reflexiona sobre ello. Analiza rápidamente las causas de ese estancamiento, traza un breve plan y toma acción de manera inmediata para solucionarlo.

Clave 88. Cambia de dirección cuando sea necesario

En ocasiones tendrás que realizar cambios o ajustes en tu forma de realizar un proyecto. Busca alternativas que te permitan canalizar mejor tu energía.

Clave 89. Piensa en una persona a la que admires por sus resultados y actúa como si fueras esa persona

¿Cómo manejaría esa persona las situaciones a las que tu te enfrentas? ¿Qué actitud tendría?¿Qué recursos emplearía? Prepara un plan de cómo este gran realizador llevaría a cabo la tarea y ponte en movimiento.

Clave 90. Ten cuidado con los pequeños ladrones de tiempo

Las pérdidas de tiempo aparentemente insignificantes suponen a lo largo de los años miles de horas malgastadas que podrían haberse dedicado a otras tareas mucho más importantes. Detéctalos y elimínalos de tu vida.

Clave 91. Dedica una semana a chequear cómo estás utilizando tu tiempo

Determina a qué estás dedicando cada porción de tu tiempo diario y al final de la semana analiza los resultados. Lo más probable es que te sorprendan. Puede que estés dedicando mucho más tiempo de lo que piensas en cosas sin importancia. Este es un ejercicio muy revelador para encontrar actividades que pueden ser eliminadas o hechas de forma más eficiente.

Clave 92. Lleva un registro del tiempo que te tardas en realizar cada proyecto, trabajo o tarea

De este modo, cuando en el futuro tengas que planificar proyectos similares podrás calcular con más exactitud el tiempo que te va a llevar realizarlos.

Clave 93. Dedica unos minutos al final del día a realizar un breve análisis de cómo ha ido todo en esa jornada

Esta es una forma extraordinaria de extraer magníficas lecciones de cada uno de tus días. Piensa en las cosas que salieron bien y analiza el porqué. Así como lo que podrías haber hecho mejor para poder ser más efectivo en el futuro.

DISFRUTA DEL VIAJE

Una vida de éxito no consiste solo en conseguir objetivos, sino en disfrutar del trayecto que recorres cada día. Estas últimas claves te ayudarán a extraer la felicidad de cada momento y esta felicidad a su vez será la que te impulse hacia tus sueños.

Clave 94. Aprende a disfrutar del proceso, no solo de los resultados

Créate un estilo de vida del que puedas disfrutar mientras avanzas hacia tus objetivos. Disfruta del camino, no solo del destino.

Clave 95. Lleva una vida saludable

Comienza un programa de ejercicios, aliméntate de forma correcta y descansa lo suficiente. Esto te ayudará a disponer de altos niveles de energía con los que conseguirás grandes resultados.

Clave 96. Incorpora en tu vida el hábito de la meditación

Está demostrado que dedicar unos minutos al día a meditar te aporta paz y hace que mejoren habilidades como la concentración, el enfoque, la creatividad y la claridad mental. Adopta la meditación como un hábito y verás cómo mejoran tus resultados.

Clave 97. Toma pequeños descansos durante el trabajo

Trabajar sin parar durante varias horas seguidas no te garantiza mejores resultados, al contrario, serás más productivo si tomas pequeños descansos cada cierto tiempo. Algunos expertos recomiendan trabajar en bloques de 50 minutos y tomar pequeños descansos entre cada bloque. Estírate, levántate y muévete un poco. Esto te va a ayudar a concentrarte mejor y rendir más.

Clave 98. Cuando te vayas a poner en marcha con un proyecto, visualízalo en tu mente como ya terminado

¿Cómo te sentirás cuando ya lo hayas acabado?¿Qué beneficios te va a aportar? Siente intensamente todas esas emociones positivas. Comenzarás con la actitud adecuada y una gran motivación. Todo ha de ser creado primero en la mente, para después ser convertido en realidad.

Clave 99. Deja tiempo al día para distraerte

Permítete pasar cierto tiempo al día haciendo algo que te guste: viendo una película, leyendo un libro, jugando a un videojuego o lo que sea que prefieras hacer. Esto te permitirá no solo disfrutar sino que te ayudará a restaurar tu energía y ser más productivo el resto del tiempo.

Clave 100. Vive con pasión

Esta es una característica de los grandes realizadores, la pasión por la vida. Persiguen sueños inspiradores. Se comprometen con elevar sus estándares y desatar en cada instante su mejor versión. ¡Sé uno de ellos! Multiplica así tus resultados y tu satisfacción personal.

GESTIONA TU TIEMPO CON ÉXITO

Lo importante no es conocer qué cosas tienes que hacer para obtener una mejor gestión del tiempo sino ponerlas en práctica para que realmente obtengas grandes resultados en tu vida.

Está demostrado que lo que leemos se nos olvida rápidamente. Puede que mañana ya no recuerdes la mayoría de las claves que has leído en este artículo. Entonces, si es algo tan importante para tu vida, ¿cómo puedes recordarlo para poder ponerlo en práctica?

Aquí tienes algunos consejos:

• Anota en una libreta los puntos que consideras más importantes y que has decidido implementar en tu vida. El hecho de escribir también hará que se fije mejor en tu memoria.
• Imprime este artículo y tenlo a mano para leerlo regularmente y así gestionar mejor tu tiempo día a día.
• Suscríbete a nuestro boletín y te enviaremos regularmente recordatorios, imágenes, frases y consejos para que puedas crear en tu vida los mejores hábitos de gestión del tiempo.

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